Achiziționarea unor bunuri sau servicii de către societate, care nu sunt utilizate în scopul desfășurării activității economice, reprezintă o situație frecvent întâlnită în practică și impune o analiză fiscală riguroasă. Indiferent de natura bunurilor – îmbrăcăminte, bunuri de consum, servicii sau orice alte achiziții destinate uzului personal – aceste cheltuieli generează implicații fiscale distincte, în funcție de statutul administratorului. În principiu, orice cheltuială care nu servește scopului activității economice este considerată avantaj obținut de persoana fizică, fie în legătură cu un contract de muncă sau cu un contract de administrare/mandat, fie ca venit din alte surse. Consecința directă este impozitarea acestor sume, fie prin tratament salarial sau asimilat salariilor, fie prin impozit pe venit cu reținere la sursă.
Situația în care administratorul este salariat sau are încheiat un contract de mandat/administrare
Conform art. 76 alin. (3) din Codul fiscal, avantajele în bani sau în natură acordate în legătură cu activitatea salarială — precum îmbrăcăminte, bunuri sau servicii oferite gratuit ori sub prețul pieței — se includ în venitul brut salarial și sunt supuse impozitării. Excepțiile sunt prevăzute la art. 76 alin. (4) și includ doar echipamentele de protecție, uniformele obligatorii, materialele igienico-sanitare și alte drepturi acordate în baza legislației de sănătate și securitate în muncă. Prin urmare, îmbrăcămintea obișnuită, produsele de consum personal sau alte achiziții similare sunt considerate avantaje salariale impozabile.
Astfel, bunurile și serviciile achiziționate în interesul personal al administratorului remunerat devin:
- cheltuieli deductibile la nivelul societății, și
- avantaje salariale supuse CAS, CASS, impozit pe venit și CAM.
Atenție! Cheltuielile cu salariile si cele asimilate salariilor sunt considerate cheltuieli integral deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal, indiferent de regimul fiscal aplicabil acestora la nivelul persoanei fizice.
Societatea va include avantajul în natură pe statul de plată și poate opta pentru menținerea salariul net prin suportarea de către angajator a contribuțiilor sociale și a impozitului pe venit, fie prin diminuarea salariului net cu taxele aferente avantajului salarial (în contractul de muncă/mandat/administrare este prevăzut doar salariul brut).
Situația în care administratorul NU este remunerat
Dacă persoana care beneficiază de bunurile respective nu are un contract de muncă/ mandat/ administrare încheiat cu societatea, cheltuielile devin venituri din alte surse, conform art. 114 alin. (2) lit. h) din Codul fiscal, deoarece reprezintă bunuri/servicii acordate în folosul personal al unui participant la persoana juridică. În această situație:
- Impozitul se calculează prin reținere la sursă, cota fiind de 16% (de la 1 ianuarie 2026) aplicată asupra venitului brut (art. 115) și impozitul este final.
- Impozitul se declară în D100 (cod 690) și în D205 anual.
- Cheltuiala este nedeductibilă fiscal pentru societate (atât cheltuiala cu bunul achiziționat, dar și cheltuiala cu impozitul suportat de societate în numele administratorului).
Începând cu data de 1 ianuarie 2026, prin prevederile OUG nr. 89/2025 se modifică regimul fiscal aplicabil veniturilor reglementate la art. 114 alin. (2) lit. h) și i) din Codul fiscal, respectiv bunurilor și/sau serviciilor acordate participanților la persoanele juridice. Astfel, aceste venituri vor fi supuse impozitării cu aceeași cotă aplicabilă dividendelor, respectiv cota de 16%, în locul cotei de 10% care a fost aplicabilă până la data de 31 decembrie 2025. De asemenea, se păstrează mecanismul actual de impozitare prin reținere la sursă, impozitul urmând a fi calculat, reținut și virat de către plătitorul de venit la momentul acordării bunurilor sau serviciilor respective.
Când impozitul este suportat de societate, se aplică procedeul sutei mărite, întrucât plata netă către asociat nu poate fi diminuată ulterior. Conform OMFP 1802/2014, contul 6588 se utilizează pentru cheltuieli care nu pot fi încadrate altundeva, inclusiv cheltuieli nedeductibile, cheltuieli nejustificate sau utilizarea resurselor firmei în scopuri personale.
Spre exemplu dacă societatea a achiziționat în luna ianuarie 2026 un bun în valoare de 6.000 lei (TVA inclus și nu a fost dedus) și bunul este utilizat în interesul personal al administratorului (nu este remunerat), atunci avem următoarele date:
- Venitul brut = Venitul net x 100/84 = 6.000 lei x 100 /90 = 7.143 lei;
- Impozitul pe venitul din alte surse = 16% x 7.143 lei = 1.143 lei (un impozit mult mai mare decât cel care se datora până la 31 decembrie 2025);
- Administratorul primește avantajul în valoare netă de 6.000 lei (bunul achiziționat);
- Cheltuiala cu bunul de 6.000 lei și cheltuiala cu impozitul suportat de societate de 1.143 lei sunt cheltuieli nedeductibile la calculul impozitului pe profit;
- Impozitul se declară în D100 (cod obligație 690) în luna în care s-a plătit suma de către societate în numele persoanei fizice și anual în D205 (până la finele lunii februarie a anului următor);
- În cazul veniturile din alte surse cumulate cu veniturile din dividende, dobânzi, investiții, chirii etc. depășesc 6 salarii minime, atunci persoana fizică are obligația de a plăti CASS la o bază de calcul egală cu 6, 12 sau 24 salarii minime.
În ceea ce privește tratamentul TVA, regula este simplă:
- Dacă societatea și-a dedus TVA la achiziție, atunci are obligația să colecteze TVA pentru bunurile oferite gratuit la o baza impozabilă egală costului de achiziție;
- Dacă societatea NU și-a dedus TVA, nu există obligația de colectare a TVA.
Această obligație derivă din art. 270 și 271 Cod fiscal cu privire la livrările asimilate.
În concluzie, indiferent de situație, cheltuielile efectuate în interes personal al administratorului trebuie tratate în funcție de existența sau nu a unui contract în baza căruia s-au acordat/decontat aceste bunuri. Diferența o face regimul de impunere al persoanei fizice:
- administrator salariat în baza unui contract de muncă sau remunerat în baza unui contract de mandat/administrare, avantaj salarial sau asimilat salariilor supus contribuțiilor sociale și impozitului pe venit;
- administrator neremunerat, atunci sunt venituri din alte surse, impozitat cu 16% prin reținere la sursă de la 1 ianuarie 2026. Atât cheltuiala reprezentând valoarea bunurilor/serviciilor acordate, cât și cheltuiala cu impozitul reținut la sursă sunt tratate ca fiind nedeductibile fiscal, iar obligația de calcul, reținere și declarare a impozitului revine plătitorului de venit, conform regulilor generale aplicabile veniturilor asimilate dividendelor.
Din punct de vedere contabil, recunoașterea acestor operațiuni se realizează potrivit următoarei monografii contabile:
- Înregistrarea valorii bunurilor/serviciilor acordate participantului:
6588 „Alte cheltuieli de exploatare” (nedeductibile) = 401 „Furnizori”
- Înregistrarea impozitului pe venit reținut la sursă (16% aplicat asupra venitului brut acordat):
6588 „Alte cheltuieli de exploatare” (nedeductibile) = 446 „Alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate”
Atenție! În prezent, organele fiscale acordă o atenție sporită achizițiilor efectuate de societăți de la anumiți furnizori care, prin natura lor, pot ridica suspiciuni privind utilizarea în scop personal și nu în legătură cu activitatea economică. În lipsa justificării legăturii cu activitatea economică, ANAF poate recalifica aceste achiziții drept utilizare personală, anulând dreptul de deducere a TVA și impunând colectarea TVA suplimentară conform art. 270 alin. (4) Cod fiscal, precum și reîncadrarea sumelor ca avantaje salariale sau venituri din alte surse, după caz. Societățile trebuie să documenteze corespunzător necesitatea acestor achiziții pentru a evita consecințe fiscale semnificative.
