Procedura de anulare sau corectare a unei operațiuni înregistrate prin aparatul de marcat electronic fiscal nu implică refacerea sau raportarea electronică a datelor către ANAF, ci doar documentarea internă a corecției conform legislației în vigoare. Cadrul legal aplicabil este prevăzut la art. 36 din Hotărârea Guvernului nr. 479/2003, care stabilește regulile metodologice pentru aplicarea Ordonanței de urgență nr. 28/1999 privind utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale.
Astfel, atunci când un bon fiscal a fost emis eronat – de exemplu, s-a introdus greșit prețul, cantitatea sau produsul – utilizatorul are obligația să întocmească un dosar de corecție, fără a anula fizic bonul sau a retransmite informațiile către sistemul informatic al ANAF (fișierul A4200). Dosarul trebuie să conțină următoarele documente:
- sesizarea scrisă a persoanei care a efectuat operațiunea greșită, cu indicarea motivului corectării, a numărului bonului fiscal, a orei și minutului emiterii;
- decizia scrisă de aprobare a corectării, emisă de directorul financiar-contabil, contabilul-șef sau o altă persoană responsabilă de gestiunea patrimoniului;
- copie de pe nota sau notele de recepție și constatare de diferențe, întocmite de la ultima inventariere până la zi, prin care a fost stabilit prețul cu amănuntul al produsului sau produselor înregistrate greșit în aparatul de marcat electronic fiscal;
- nota contabilă de corecție, prin care se reflectă înregistrarea corectă în evidența contabilă.
Aceste documente se atașează bonului fiscal emis eronat, formând un dosar justificativ complet, care se arhivează și se păstrează la sediul societății pentru eventuale controale fiscale. Prin urmare, procedura de anulare nu implică raportarea online a corecturilor, nu se modifică fișierul A4200 și nu se retransmit date către ANAF. Este suficientă documentarea și justificarea internă a situației, cu respectarea pașilor și aprobărilor prevăzute de lege.
Atenție! Posibilitatea de corecție a erorilor pe un bon fiscal se poate realiza numai înainte de emiterea bonului fiscal. Corectarea unei erori sau anularea unei vânzări se evidențiază pe bonul fiscal și se poate efectua numai cu condiția ca valoarea totală a acestuia să nu devină negativă. Dacă aparatul permite reduceri/majorări de sume, acestea sunt explicitate în bonul fiscal. La aparatele de marcat electronice fiscale destinate activității de taximetrie nu sunt permise reduceri/majorări de sume.
În concluzie, bonul fiscal eronat se înregistrează în contabilitate, iar corecția se efectuează prin nota contabilă aferentă, însoțită de documentația internă justificativă. Această soluție asigură atât conformitatea legală, cât și trasabilitatea operațiunilor, fără a fi necesară intervenția în sistemele electronice de raportare fiscală.